Informativa sulla privacy

Titolare del trattamento

La piattaforma YStay è edita da [DA COMPLETARE: ragione sociale], [DA COMPLETARE: forma giuridica] con un capitale sociale di [DA COMPLETARE: capitale sociale], iscritta con il numero [DA COMPLETARE: numero di iscrizione al registro delle imprese], partita IVA intracomunitaria [DA COMPLETARE: partita IVA intracomunitaria], con sede legale in [DA COMPLETARE: indirizzo della sede legale].

La società è in corso di costituzione: i campi qui sopra compaiono come segnaposto finché l'iscrizione non è effettiva. Saranno compilati, in questa pagina come nelle note legali, con lo stesso rilascio.

Per qualsiasi domanda relativa ai Suoi dati personali e per esercitare i Suoi diritti: privacy@ystay.app. Per ogni altra richiesta: contact@ystay.app.

Chi risponde di che cosa

YStay non ha lo stesso ruolo su tutti i dati che tratta. La ripartizione dipende dal trattamento e determina a chi rivolgersi per esercitare i propri diritti.

• YStay è titolare del trattamento per il proprio rapporto con il cliente: account host e membri del team, fatturazione e abbonamento, richieste di assistenza, lista di lancio e avvisi del Radar di conformità.
• YStay è titolare del trattamento per l'account ospite in quanto tale — credenziali, lingua, preferenze, token di dispositivo, certificato di assicurazione caricato: un account è trasversale a più host e attiene al funzionamento della piattaforma. YStay è invece responsabile del trattamento per conto dell'host per i dati di soggiorno di tale ospite: prenotazione, accessi, arrivo e partenza, prove StayProof, scambi con l'host. L'host è il titolare nei confronti del proprio ospite; noi trattiamo per suo conto e secondo le sue istruzioni.
• YStay è responsabile del trattamento per conto del locatore per le candidature di locazione a lungo termine (YStay Classic). Un candidato inquilino non è un ospite: è il locatore a decidere la finalità e la conservazione della sua pratica.

Account host

Finalità: consentire a un host — privato o società — di creare e gestire il proprio account, i propri alloggi e annunci, le proprie prenotazioni, il proprio team e la propria fatturazione.

• Interessati: host privati, rappresentanti di società host, membri invitati in un account (gestore, membro del team, sola lettura).
• Dati: identità (nome, nome visualizzato), recapiti (telefono, indirizzo postale), dati societari (ragione sociale, numero di iscrizione, partita IVA, diciture legali di fattura), immagine della firma dei contratti, identificativo cliente presso il fornitore di pagamento, stato di prova e di sospensione con la relativa motivazione.
• Destinatari: il personale autorizzato di YStay; Lei stesso e i membri che invita, nei limiti del loro ruolo; Stripe per la fatturazione; netcup per l'hosting del database.
• Separazione: ogni interrogazione è limitata all'account proprietario. Un host non vede mai i dati di un altro.
• Misuriamo l'uso della piattaforma da parte del Suo account — funzioni attivate, tappe completate — per migliorare il servizio. Queste misurazioni si fondano sul nostro legittimo interesse, riguardano soltanto dati di account e non sono mai condivise né rivendute.

Membri di un team host

Finalità: consentire a una persona invitata da un host — gestore, membro del team, sola lettura — di accedere al suo account nei limiti del proprio ruolo, e imputare ogni azione al suo autore.

• Interessati: le persone che un host invita sul proprio account, siano esse dipendenti, mandatarie o fornitrici.
• Dati: nome, indirizzo e-mail, ruolo attribuito, data e versione delle condizioni d'uso individuali accettate, registri di attività (chi ha fatto che cosa e quando).
• Titolare del trattamento: YStay. Lei non è parte del contratto concluso tra YStay e l'host che La invita, ma siamo noi a trattare questi dati, per far funzionare il suo account e proteggere la piattaforma.
• Conservazione: insieme all'account dell'host, secondo i periodi indicati più sotto; il Suo accesso personale cessa non appena il titolare dell'account lo revoca.

Account ospite

Finalità: consentire a un ospite di gestire la propria prenotazione, i propri accessi e i propri messaggi da un account o da un link con token, e di caricare un certificato di assicurazione quando l'host lo richiede.

• Interessati: ospiti e occupanti principali di una prenotazione.
• Dati: identità (nome, cognome), telefono, lingua, indirizzo di fatturazione predefinito, identificativo cliente presso il fornitore di pagamento, token di dispositivo per le notifiche dell'applicazione mobile, certificato di assicurazione con le relative date di validità e il motivo di un eventuale rifiuto.
• Destinatari: il personale autorizzato di YStay; l'host della prenotazione interessata; Expo per l'inoltro delle notifiche; Stripe in caso di pagamento.
• I documenti caricati sono archiviati in uno spazio privato: non sono mai serviti da un URL pubblico, ma solo tramite un link firmato a durata limitata.
• I dati del Suo soggiorno — prenotazione, accessi, arrivo e partenza, verbale di consegna, scambi con il Suo host — non rientrano in questa sezione: sono trattati per conto del Suo host, che ne è il titolare. L'informativa corrispondente Le viene presentata al momento della prenotazione, prima di inserire i Suoi recapiti.

Prenotazioni e soggiorni

Finalità: gestire il ciclo di vita di una prenotazione a breve termine — date, occupanti, prezzo, stato, canale di origine — e il soggiorno associato, dall'arrivo alla partenza.

• Interessati: l'ospite principale di una prenotazione, indicato per nome anche senza creazione di un account, e l'host.
• Dati: date di soggiorno, numero di adulti, bambini e neonati, nome, e-mail e telefono del contatto principale, lingua, note di arrivo, importo totale e valuta, dettaglio del prezzo, stato, canale (diretto o piattaforma di distribuzione), token pubblico della prenotazione.
• Destinatari: l'host proprietario della prenotazione, il personale autorizzato di YStay, la piattaforma di distribuzione di origine quando la prenotazione ne proviene (Airbnb, Booking.com e altre, tramite Su-API/STAAH) e il fornitore di pagamento se del caso.

Candidature di locazione (locazione a lungo termine)

Finalità: comporre e analizzare una candidatura per una locazione a lungo termine, con estrazione automatizzata dei campi per accelerare l'esame da parte del locatore.

È il trattamento più sensibile della piattaforma. L'analisi automatizzata non decide mai: estrae, classifica e segnala. La decisione di accogliere o di scartare una candidatura spetta al locatore, che può discostarsi da qualsiasi indicazione prodotta dallo strumento.

• Interessati: candidati inquilini.
• Dati: cognome, nome, e-mail, telefono, tipo di impiego, datore di lavoro, reddito mensile, stato e riferimento DossierFacile; e, tramite l'estrazione automatizzata, il contenuto del documento stesso — testo grezzo estratto, campi riconosciuti, categoria e livello di confidenza.
• Destinatari: il locatore proprietario della pratica, il personale autorizzato di YStay e DossierFacile se il candidato richiede una verifica.
• Prima del Suo primo caricamento di documenti, lo spazio del candidato Le presenta un'informativa dedicata: chi è responsabile della Sua pratica (il locatore), quali documenti Le possono essere richiesti — l'elenco del decreto francese n. 2015-1437 del 5 novembre 2015 è tassativo —, che cosa fa e che cosa non fa l'analisi automatizzata, e come ritirare la Sua candidatura. La accetta prima di caricare qualsiasi cosa.

Prove StayProof (verbali di consegna)

Finalità: costituire un verbale di consegna in entrata e in uscita e una prova del soggiorno opponibile in caso di controversia — cauzione, danno — con un'analisi degli scostamenti tra entrata e uscita assistita dall'intelligenza artificiale.

Questa analisi è delimitata, spiegabile e modificabile dall'host: non decide mai da sola e non produce alcuna sanzione. L'host resta l'autore della convalida o del rifiuto.

Alla chiusura di un verbale di consegna, un'impronta crittografica del fascicolo — fotografie, risposte, firma — viene iscritta nel registro di audit, dove è conservata trentasei mesi come le altre transizioni sensibili. Consente di autenticare un'esportazione successiva del fascicolo e resta leggibile nel registro dopo l'eliminazione di quest'ultimo, finché non siano trascorsi tali trentasei mesi.

• Interessati: l'ospite (che risponde e firma) e l'host (che convalida o rifiuta).
• Dati: risposte della lista di controllo, foto, firma dell'ospite, marche temporali di completamento, convalida e rifiuto con la relativa motivazione, sintesi generata e risultato dell'analisi di confronto.
• Destinatari: l'host interessato, il personale autorizzato di YStay e Anthropic per l'analisi di confronto.
• Conservazione: 24 mesi dal soggiorno per impostazione predefinita; l'host, titolare di questo trattamento, può portare tale periodo fino a cinque anni dalle impostazioni del suo account (titolare dell'account). Trenta giorni prima dell'eliminazione l'host viene avvisato e può scaricare il fascicolo completo.

Richieste di assistenza

Finalità: gestire le richieste di assistenza di host, membri del team e ospiti e allertare la nostra reperibilità quando un accesso è bloccato durante un soggiorno in corso, al di fuori dell'orario di lavoro.

Convivono due canali, e non raccolgono le stesse informazioni.

• Dal Suo spazio (host, membro del team oppure ospite con sessione attiva): il contenuto dei Suoi messaggi, gli allegati che carica, la categoria, la priorità, lo stato e il contesto della richiesta. Ogni apertura di una conversazione da parte del nostro team viene registrata.
• Dal modulo pubblico, senza accedere («non riesco più ad accedere», «chiedo l'eliminazione del mio account»): il Suo messaggio e, al posto del Suo indirizzo e-mail, un'impronta crittografica dello stesso. Il Suo indirizzo non è memorizzato in chiaro in alcuna colonna. Un link di ripresa Le consente di proseguire lo scambio.
• Questo secondo canale è deliberatamente ridotto al minimo: chi lo utilizza non è identificato come cliente. Gli scambi vi sono conservati per 30 giorni dall'ultimo messaggio, contro i 24 mesi dei canali con sessione attiva.
• Destinatari: il personale autorizzato di YStay; Resend per l'invio delle e-mail e il gateway SMS di OVH per gli avvisi di reperibilità.

Lista di lancio (newsletter)

Finalità: avvisarLa dell'apertura della piattaforma e inviarLe rare novità di prodotto.

• Titolare del trattamento: YStay.
• Base giuridica: il Suo consenso, confermato con un clic nell'e-mail che Le inviamo (double opt-in). Senza questa conferma il Suo indirizzo non viene mai utilizzato per un invio e viene eliminato dopo 30 giorni.
• Dati raccolti: il Suo indirizzo e-mail, la lingua e la pagina di provenienza. Nessun indirizzo IP, nessuna profilazione pubblicitaria, nessuna rivendita o cessione a terzi a fini di promozione commerciale.
• Conservazione: fino alla Sua cancellazione, poi 3 anni per poter provare il consenso e la sua revoca (raccomandazione della CNIL applicabile ai potenziali clienti). I record sono poi eliminati automaticamente.
• Revoca: ogni e-mail contiene un link di cancellazione che non richiede autenticazione, e la revoca è immediata.
• Hosting: Unione europea. Destinatario: Resend, per l'invio.

Avviso di conformità (Radar)

Finalità: avvisarLa quando cambia la normativa sulle locazioni turistiche del Suo comune, o quando la verifichiamo per la prima volta. La Sua diagnosi non attiva alcuna promozione commerciale.

• Titolare del trattamento: YStay.
• Base giuridica: il Suo consenso, prestato con una casella mai preselezionata e poi confermato con un clic nell'e-mail che Le inviamo (double opt-in). Senza questa conferma il Suo indirizzo non viene mai utilizzato per un invio e viene eliminato dopo 30 giorni.
• Dati raccolti: il Suo indirizzo e-mail, il codice INSEE del comune per il quale chiede di essere avvisato (cinque caratteri, per esempio 74010), la lingua e la pagina di provenienza. Nessun indirizzo IP, nessuna profilazione pubblicitaria, nessuna rivendita o cessione a terzi a fini di promozione commerciale.
• Ciò che non conserviamo mai: il risultato della Sua diagnosi. Né lo stato, né l'importo di rischio, né alcuna delle Sue risposte — il calcolo avviene nel Suo browser e non ne esce nulla. Nessuna colonna del nostro database può accoglierli.
• Conservazione: fino alla Sua cancellazione, poi 3 anni per poter provare il consenso e la sua revoca (raccomandazione della CNIL applicabile ai potenziali clienti). Il comune scompare insieme al record, alle stesse scadenze: non crea alcuna conservazione aggiuntiva.
• Revoca: ogni e-mail contiene un link di cancellazione che non richiede autenticazione, e la revoca è immediata — può anche passare dalla pagina di cancellazione.
• Cambiare il comune seguito: una nuova richiesta dal Radar compila il comune se non ne aveva dichiarato nessuno. Per cambiarlo, si cancelli e si iscriva di nuovo, oppure ci scriva: non lasciamo che un modulo anonimo rediriga gli avvisi di un indirizzo già confermato.
• Hosting: Unione europea. Destinatario: Resend, per l'invio.

Registri di audit

Finalità: tracciare chi ha fatto che cosa e quando sulle transizioni sensibili della piattaforma — prenotazione, apertura della serratura, arrivo e partenza, incidente, firma, documento, consultazione di una richiesta di assistenza da parte del nostro team — a fini di prova e di sicurezza.

Questi registri sono conservati per 36 mesi. Sono accessibili soltanto al personale autorizzato di YStay; le consultazioni interne di una conversazione di assistenza non sono mai mostrate all'host.

Basi giuridiche

Ogni trattamento si fonda su una delle basi previste dall'articolo 6 del GDPR. La tabella seguente indica quella che adottiamo per ciascuno. Sono oggetto di un riesame con il nostro consulente legale, in corso al momento di questa pubblicazione; questa sezione sarà aggiornata se una di esse dovesse cambiare.

Periodi di conservazione

I periodi indicati di seguito sono quelli che applichiamo. La fine del rapporto è la data di recesso quando esiste; in mancanza, è fissata a 24 mesi di inattività effettiva dell'account.

Una prenotazione è resa anonima tre anni dopo il soggiorno: il nome, l'e-mail e il telefono del contatto principale e le note di arrivo scompaiono, gli aggregati restano. La fattura dello stesso soggiorno, invece, riporta il Suo nome e deve essere conservata dieci anni in forza dell'obbligo contabile. Dopo l'anonimizzazione, la Sua identità sussiste soltanto in due luoghi: i documenti di fatturazione (10 anni) e la prova della Sua accettazione delle condizioni (versione, data, nome, indirizzo e-mail — 5 anni, 10 anni per un consumatore).

Questi periodi sono periodi massimi di conservazione, e non la descrizione di una cancellazione già interamente automatizzata: i corrispondenti meccanismi di eliminazione e di anonimizzazione entrano in servizio con i nostri rilasci successivi. Può chiedere l'eliminazione del Suo account in qualsiasi momento (vedere «I Suoi diritti»).

Tre periodi si discostano dalla regola dei tre anni, e non dipendono da noi: la legge francese del 21 giugno 2004 impone a ogni fornitore di hosting di contenuti di conservare l'identità civile del titolare di un account per cinque anni dopo la sua chiusura, e i dati di connessione registrati al momento della creazione per un anno. La prova della Sua accettazione delle nostre condizioni è conservata per cinque anni dalla fine del contratto, dieci anni se ha contrattato in qualità di consumatore.

• Queste prove di accettazione non sono mai visualizzate — né nel Suo spazio né sul sito — e non servono ad alcuna altra finalità: stabiliscono, in caso di contestazione, quale versione ha accettato, quando e da quale dispositivo.

Destinatari e responsabili del trattamento

Non vendiamo alcun dato e non ne condividiamo alcuno a fini di promozione commerciale di terzi. I fornitori elencati di seguito sono i nostri responsabili del trattamento: intervengono per nostro conto, secondo le nostre istruzioni e unicamente per il ruolo indicato.

• Due strumenti, quando il Suo host li utilizza, sono fornitori suoi e non nostri: la serratura connessa che collega con il proprio account e lo strumento di tariffazione dinamica che attiva lui stesso. I suoi rapporti con essi non rientrano nella presente informativa.
• La nostra contabilità è tenuta con un fornitore stabilito in Francia. Interviene soltanto sui nostri dati di fatturazione, mai sui dati di soggiorno dei Suoi ospiti.

Terzi destinatari per conto proprio

Tre terzi ricevono alcuni dei Suoi dati per conto proprio, e non secondo le nostre istruzioni. Sono responsabili dei propri trattamenti; le loro informative sulla privacy si applicano in aggiunta alla nostra.

Trasferimenti al di fuori dell'Unione europea

Una parte dei nostri trattamenti non lascia mai l'Unione europea; l'altra si appoggia a fornitori stabiliti altrove. Entrambe sono indicate di seguito, fornitore per fornitore.

Alcuni dei nostri fornitori hanno sede al di fuori dell'Unione europea. Ogni trasferimento si fonda su una garanzia adeguata ai sensi del capo V del GDPR, indicata di seguito; può ottenerne copia con semplice richiesta a privacy@ystay.app.

L'applicazione principale, il database, l'archiviazione dei Suoi documenti e contenuti e la geocodifica degli indirizzi restano invece nell'Unione europea.

Sicurezza

Le misure indicate di seguito sono quelle in servizio. Non pretendono di essere esaustive ed evolvono con la piattaforma.

• Cifratura degli scambi tra il Suo browser, le nostre applicazioni mobili e i nostri server.
• Documenti e contenuti archiviati in uno spazio privato, serviti unicamente tramite link firmati a durata limitata. Nessun documento sensibile è esposto tramite un URL pubblico.
• Separazione rigorosa per account: ogni interrogazione applicativa è limitata all'account proprietario dei dati.
• Autenticazione a due fattori disponibile sugli account host.
• Registrazione delle transizioni sensibili, conservata per 36 mesi.
• Sigillatura dei fascicoli di verbale di consegna mediante un'impronta iscritta nel registro.
• Backup cifrati che consentono un ripristino a un istante determinato.

Intelligenza artificiale

Diverse funzioni della piattaforma sono assistite da un modello linguistico. Assistono: nessuna decide. Nessun contenuto trasmesso è utilizzato per addestrare un modello, e nessun trattamento automatizzato produce effetti giuridici nei Suoi confronti ai sensi dell'articolo 22 del GDPR.

Nessuna di queste funzioni si applica all'insieme dei Suoi dati: ciascuna riceve soltanto ciò che le viene sottoposto, nel momento in cui è utilizzata, e nulla è inviato al di fuori di quei momenti. I dati trasmessi sono quelli indicati di seguito.

Il fornitore di queste funzioni è Anthropic, PBC (Stati Uniti). I contenuti trasmessi non sono utilizzati per addestrare i suoi modelli e sono conservati presso di lui al massimo per trenta giorni. Il trasferimento è disciplinato dalle clausole contrattuali tipo della Commissione europea, integrate da una valutazione d'impatto del trasferimento; il documento corrispondente è in corso di archiviazione e può chiedercene lo stato all'indirizzo privacy@ystay.app.

I Suoi diritti

Dispone dei diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del GDPR. Invii la Sua richiesta a privacy@ystay.app; se è ospite o candidato inquilino, si rivolga prima all'host o al locatore interessato (vedere «Chi risponde di che cosa» qui sopra) — se ci scrive direttamente, trasmettiamo la Sua richiesta e assistiamo nel darvi risposta.

L'articolo 12 del GDPR ci concede un mese per rispondere, termine prorogabile di due mesi se la Sua richiesta è complessa; in tal caso La informiamo e Le indichiamo il motivo.

Quando la Sua richiesta riguarda un trattamento di cui è titolare l'host o il locatore, gliela trasmettiamo entro cinque giorni lavorativi, La informiamo e lo assistiamo nel darvi risposta. Non rispondiamo mai nel merito al suo posto.

• Accesso: ottenere una copia dei dati che deteniamo sul Suo conto.
• Rettifica: correggere un dato inesatto o incompleto, direttamente dal Suo spazio per la maggior parte dei campi.
• Cancellazione: chiedere l'eliminazione del Suo account dalla pagina dedicata, dal Suo spazio o dalle nostre applicazioni mobili. La richiesta è gestita dal nostro team dopo una verifica. Alcuni dati restano conservati quando un obbligo di legge lo impone — le Sue fatture, dieci anni.
• Limitazione: chiedere il congelamento del trattamento dei Suoi dati durante l'esame di una contestazione.
• Opposizione: opporsi a un trattamento fondato sul nostro legittimo interesse, per motivi connessi alla Sua situazione particolare.
• Portabilità: ricevere i dati che ci ha fornito in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico.
• Revoca del consenso: in qualsiasi momento, per la lista di lancio e gli avvisi del Radar, senza effetto sugli invii già effettuati.
• Reclamo: può rivolgersi alla CNIL (cnil.fr), autorità di controllo francese, in qualsiasi momento.
• Rifiuto: ogni rifiuto Le è notificato con la relativa motivazione, con l'indicazione del Suo diritto di rivolgersi alla CNIL e di quello a un ricorso giurisdizionale.

Cookie e traccianti

Il sito di presentazione non utilizza alcun cookie pubblicitario per impostazione predefinita. Il rilascio di traccianti soggetti a consenso è bloccato finché Lei non accetta, e la Sua scelta è revocabile in qualsiasi momento.

Plausible è caricato senza consenso in forza dell'esenzione della CNIL per la «misurazione dell'audience»: finalità strettamente limitata alla nostra statistica di visite, senza cookie, su dati aggregati e anonimi.

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Modifiche a questa informativa

Questa informativa può evolvere con la piattaforma e con la convalida legale in corso. La versione in vigore è quella pubblicata in questa pagina; la data dell'ultimo aggiornamento compare in testa alla pagina.

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